有效的会议

很多会议都是徒劳的——改变这种情况的关键是提前准备(b)改编自凯瑟琳·伍兹的一本书)

随着科技的进步，我们花更多的时间通过电子邮件、短信、网络会议和在线社交网络进行交流，但尽管如此，面对面的交流仍然是必要的。不幸的是，很多会议都没有效率，令人沮丧，没有充分利用时间。使会议富有成效的关键是会议前的准备工作。以下是如何使你的会议尽可能有效的准备方法。

1.值得吗?

想想你是否真的需要开会。考虑一下你希望这次会议的结果是什么，以及你是否可以在没有面对面的会议的情况下实现这一目标。许多最浪费时间的会议都是一开始就不应该召开的会议。

2.考虑结果

通常情况下，会议议程的形成并不关注结果和会议可以提供什么，尽可能具体是有用的。如果你的目标是为一个特定的项目产生想法，那么考虑一下需要多少想法以及你需要它们有多大的创造力是有用的;如果你的结果是制定一个计划，那么考虑一下会议需要什么样的细节。

3.邀请合适的人

这里的挑战是要确保关键的专家和决策者都在会议中，并尽量减少旁观者和观察员。没有什么比意识到在会议上无法做出决定更糟糕的了，因为关键人物不在，或者有太多不需要在场的人参与其中。

4.管理的期望

会议经常会偏离轨道，因为人们对会议的期望不一致。在会议之前，你可以花时间了解其他参与者想要什么，这是值得的。

5.考虑过程

会议前通常需要准备的是内容:需要讨论的主题。然而，同样重要的是过程，或者说你将如何进行对话。

例如，如果你想获得团队对一个想法的输入，准备好关于这个想法的信息向团队展示(内容)是有用的，但要考虑一下你想让他们如何贡献他们的反馈(过程)。每个过程都需要设计以适应所需的群体和结果。

6.决策

群体中的决策大致有三种类型:执行者/专家;基于规则的(例如，多数决定);和共识。在大多数团队情况下，人们会认为他们参与了决策，除非被告知，所以清楚什么样的决策方法是合适的，并在团队中阐明这一点很重要。

7.拥有正确的文件

通常冗长的会议纪要和报告都是在会议上完成的，而实际上需要做的只是一系列行动。在会议产出时，要记住群体记忆的力量。参加会议的人将与信息产生的格式有很强的联系，因此在会议结束后使文件与此类似是很有用的。例如，如果小组在会议上使用时间轴上的便利贴制定了一个计划，那么让文档看起来像这样是很有用的，即使它是电子格式的。

8.跟进

即使人们致力于他们在会议上同意的行动，也需要后续行动来支持这一承诺。在最基本的层面上，通过电子邮件或网站发布协议意味着人们可以找到他们行为的记录。进行状态检查也很重要，可以帮助保持事情正常进行。

要点

-仔细检查会议是否真的有必要。
-想想你希望达到的结果。
-只邀请必要的人，了解他们的期望，以便帮助你

计划会议。
-告诉他们会议将如何进行，由谁来做决定。
-为会议和后续工作使用适当的文件和辅助工具。