电子邮件的指导方针

作者:Vicky Cosstick from ChangeAware

在多年的组织个人指导和培训中，关于电子邮件的困难一直是一个反复出现的伟德betvlctor体育首页主题。出于这个原因，我正在写一份建议的电子邮件指南清单。

1)尽可能使用电子邮件来传达信息。如果你的信息很复杂，包含任何情绪化的内容，或者在任何方面都是消极的，你应该打电话、见面或写信。

2)经常问自己是否可以打电话或拜访，而不是发邮件。

电子邮件通常被理解为介于信件和对话之间。你可以选择邮件的正式程度。例如，如果你要给一个级别比你高的人或者你从未见过的人发电子邮件，一定要称呼他们为“亲爱的某某”。如果先生/女士看起来太正式，可以加上全名:Dear Michael Bloggs。只和你非常熟悉的人用速记或发短信交流。

4)注意幽默，尤其是讽刺。通过电子邮件不太方便。最好用表情符号J来表明你是在开玩笑。

5)好好利用标题——你可以表明这封邮件的重要性，或者在最后期限前加上回复。你也可以在邮件的主题行或第一行写上:“仅供参考，无需回复。”

6)总是在你的邮件顶部和尾部:这样做的第一个原因是这是一种礼貌，而且只需要几毫秒。其次，如果你的电子邮件被转发或添加到一串电子邮件中，第三方需要知道电子邮件的发件人和收件人是谁。试着加上“谢谢”或“希望你一切都好”或“最好的祝愿”等等——否则电子邮件听起来会很突兀。

7)电子邮件很容易被误解。在你发送邮件之前再读一遍，以确保它是礼貌的，不会被误解。设身处地地为收信人着想，问问他们会怎么读，信听起来是否如你所愿。如果你收到一封看起来咄咄逼人或唐突的邮件，不要以同样的方式回复。等等，再读一遍。电话或亲临回复。如果两者都不可能，那就发一封电子邮件，让发件人知道你给人的印象，并检查他们是否有意这样做。几乎无一例外地，他们会感到惊讶——他们只是发邮件太快了。

8)尽量让你的电子邮件简短。人们经常(过快)阅读电子邮件，可能不会读到邮件的结尾。不要把你的人生故事放在他们....如果有疑问，拿起电话。