组织、召集和参加电话会议的技巧
会议记录员/电话会议组织者
- 确保所有参与者在谈话前都有必要的资料．有人为你的电话会议写好议程了吗?谈话中是否有你或其他人要引用的关键人物或报告?如果是这样的话，就必须在电话会议前一周分发相关文件。这给了各方足够的时间来审查和/或打印所需的材料，这样在电话会议时间时，每个人都能准备好材料。
- 记录下每个人的职责(可能是不同于记录者的人)。有人愿意分享一下他们最近工作的概要吗?还有人主动提供最新的统计数据吗?不管是什么会议，都要留意谁在做什么，这样一旦会议结束，大家就能清楚地知道需要在小组中分享什么。这可以通过记录通话来实现，但目前的实践并没有显示出这种需要。
- 一定要做详细的会议记录，并立即分发出去．由于电话会议的参与者都在很远的地方，因此跟踪电话会议要困难得多，因此用详细的会议记录记录谈话就显得尤为重要。这些应该包括谁说了什么，以及哪些行动项目和可交付成果应该由谁来跟进。一旦电话会议结束，把会议记录打印出来，并尽快分发给所有与会者，这样与会者就可以在谈话还记忆犹新的时候回顾一下，并纠正可能发生的任何不准确或误解。
- 注意时区．对于协作开发来说，时区上的巨大差异比不在同一个房间里更大的障碍。尽量不要:超过午餐时间;不让员工按时下班;让人们早点到办公室。为了公平和灵活(如果可能的话)交替。
会议召集人
如果电话会议上有新人，请所有与会者自我介绍．即使每个人都认识彼此，在电话里也很难分辨出对方的声音。四处走动进行简短的自我介绍可以让每个人都熟悉彼此的声音，所以更容易分辨出谁在说话。- 一次只听一个扬声器．在电话会议中，当与会者不能总是看到谁在说什么时，人们之间的对话是不可取的，这尤其成问题。确保一次只有一方发言。潜在的合作可以使用Netviewer——人们可以被邀请使用它，并表明他们想要说话的时候。
- 定期列出谁负责什么．见会议记录员的职责。
- 请每个人在发言前先说明自己的身份．为了帮助做记录的人，以及那些不在房间里的人，确保每次在电话会议中发言时都表明自己的身份。同样，不面对面可能会导致混乱，所以最好让所有人都清楚。
- 改变你寻求反馈的方式。例如，不要用“大家都同意吗?”这样的问题。远程参与者如果不互相交谈，就无法轻松回答问题。我们可以在Netviewer中为那些正在使用它的人使用投票功能，使它更容易从那些没有使用它的人那里获得反馈。
- 如果你认为某人已经说完了，那就确认一下。沉默并不一定意味着某人完蛋了。明确地问他们“还有别的事吗?”
- 考虑一下讨论的顺序．电话会议的参与者不知道什么时候轮到他们发言。考虑绕着虚拟的桌子走一圈，邀请每个参与者就每个问题发言，确保没有人可以打断他们。让每个人都明白，如果叫到他们的名字，他们可以“通过”。
- 重要的材料应重复一遍，以便记录者确信他/她掌握了正确的信息．因为你可能不太容易接触到异地会议的成员，所以准确理解他们所说的内容尤为重要。为此，如果你听到了一个似乎很重要的陈述或数据，请说话人重复一遍，以确保你准确地记下了:“我只是想确保我没记错，[名字]。我可以重复一遍吗?”
- 会议结束．如果人们必须在会议期间离开，在他们离开之前结束他们参与的任何问题。例如，“[姓名]同意在下周一之前准备一份成本估算。这个名字对吗?”(如果合适的话)根据剩余的参与者对议程进行调整。
- 准时上班．养成准时上班的习惯。掉队的人很快就会知道，如果他们想知道发生了什么事，他们就应该准时。你甚至可以在电话邀请的电子邮件中预先警告参与者你会准时参加会议:告诉他们“电话会议安排在上午10点，10点02分准时开始。”那就遵守你的诺言。
参与者
注意“音效”。要特别注意你正在做的任何可能制造噪音的事情。无论是翻阅文件，点击圆珠笔，还是用手指敲击桌子，这些噪音都会让人分心和恼火，尤其是在电话会议期间，人们必须比平时更认真地听。- 不要跑题．同样，在面对面会议中不幸的是在电话会议中令人沮丧。应该避免跑题，因为电话会议需要远距离调整日程安排，让会议时间变得更有价值。
- 试着说得比平时慢一点，强调清晰。任何一个不得不通过免提听别人讲话的人都知道，清晰的讲话往往会半途而废。为了不让你重复自己的话，浪费宝贵的会议时间，你可以额外努力大声、缓慢、清晰地发言。
- 如果你提出了一个重要的观点或问题，把它写下来．并不是所有的好主意都是在轮到你发言的时候产生的。一定要记下别人讲话时你想提出的任何关键问题或观点。
- 不要一心多用．如果你发现自己同时处理多项任务，要对自己的全部参与负责;关掉手机和掌上电脑;远离电子邮件。参与和互动非常重要。重要的是，当你远程参与时，你就像在一个房间里面对面一样投入。
- 除非必要，否则不要调静音．保持“沉默”可以让你毫不停顿地参与到口头谈话中，并让召集人更清楚地知道你是否投入和警觉。
- 挂断电话。如果你必须在通话期间离开，在离开之前把你参与的所有问题都说清楚。
- 迟到或早退．确保你让召集人知道你会晚一点参加或早一点离开，并宣布你什么时候参加或离开电话会议。
- 使用电话．如果你是用桌上电话(而且只有你一个人)说话，尽可能使用听筒而不是免提。免提虽然有用，但有时会扭曲你的声音，接收背景声音(就像办公设备一样)。如果你必须在讲话时双手空着，那就戴上耳机。
- 准时拨打电话．无论你是领导还是只是一个参与者，你都应该准时参加。你并不比任何人更重要，所以要小心别人的时间，答应了就接电话。如果你因为某些原因必须迟到，如果可能的话，通过即时通讯或电子邮件给其他与会者，并告诉他们你的预计到达时间。
经Cochrane协作网授权拍摄