管理分散团队的7种策略
似乎每个组织都面临着这种情况，这与20年前组织管理团队和资源的方式有很大不同。在当今全球专业服务组织的世界中，项目经理、资源经理、部门经理、首席执行官以及介于两者之间的每个人似乎都在管理——有时或另一种——与他们在项目和公司计划中合作的其他团队成员不在一起的资源。
当我们谈论团队时，我们使用的术语有一些需要反思的地方“分散”；有些人在地理上分散在全球各地，有些人仍然位于同一栋大楼里，但被要求在工作安排方面“灵活”或“敏捷”地工作。这些方法包括办公桌轮用制、对绩效预期达成一致的方法，以及各种保持联系的方法。目前，我正在与一个研究团队合作，其中只有少数团队成员在同一间办公室工作，还有一个地方当局正在经历重大变革，将所有员工集中到一个位置，空间比以前小得多。
虽然管理分散团队的场景现在是常态而不是例外，但它并非没有挑战，也有自己的一套“最佳实践”。如果一个人希望成功地监督分散的团队，并领导他们完成任务和项目——尤其是面向客户的项目——那么有几件事是必须发生的……为了有效地管理，必须记住一些关键的概念:
高效有效的沟通
项目经理或团队负责人的首要职责是高效和有效的沟通。当你在管理你无法面对面接触的资源时，这一点最为关键。如果你正在做一个项目，计划好沟通的方式和时间是很重要的。强烈建议团队成员共同商定一个沟通计划——即使是一个简短的计划。在这个计划中，你可以确定项目中的所有沟通点，在一个地方包括每个人的联系信息，并计划每周、每月的会议等。它将使项目经理和团队对整个项目的沟通负责，并建立客户/利益相关者的信心，因为这一过程已经为每个项目利益相关者计划并提前提供。
2.管理项目可交付成果，而不是项目活动
许多以项目为导向的工作非常适合流动的员工。即使是更受任务驱动的角色，如果将它们分解为可交付成果，也可以有效地进行管理。对于移动员工来说，这可能意味着将业务流程或工作流中的一些活动(这些活动具有与之相关的手动检查点和控制)分解为可交付的内容。在可能的情况下可以使用自动化，或者将活动批处理到更大的组中，可以将面向任务的作业转换为可交付成果。要意识到，您的项目团队成员的任务可能有许多方面需要调整，以适应移动工作风格。
3.常规的内部团队会议
不管团队成员在哪里，定期召开团队会议是个好主意。它有助于团队在行动和任务中变得更有凝聚力和无缝衔接。这对组织来说可能是一场噩梦(!)，你可能不得不采取一种务实的方法，不是所有的团队成员都能每次都参加会议。有些团队安排错开会议，虚拟成员加入其他会议，或者将团队分成更小的小组，这样每个人都有机会面对面或至少在虚拟中见面。虽然这失去了整个团队的包容性，但它可以创造性地保持团队的“社交凝聚力”，并在会议上讨论实际的事情。
4.同行评审
这是一个重要的概念，无论团队是在同一地点还是在地理上分散。但是，当你不能把文件拿到隔壁的办公室去检查时，这就变得更加重要了。当团队成员没有面对面交流时，很容易假定人们正在审阅和校对团队文档。不要跳过这个过程，然后发现你交付的重要文件有不准确和拼写错误。我经历了惨痛的教训，再也不让这种事发生了。你失去了一些客户的信心，很难再赢回来。
5.自动化的使用
无论何时，当您在处理一个项目团队或具有一个或多个地理上分散的团队成员的功能团队时，尽可能多地使用自动化来增强信息共享和协作体验是很重要的。
对于项目，选择一个好的基于网络的工具，它允许整个团队输入信息，更新任务职责和完成状态，并在整个参与过程中与团队中的每个人共享文档和知识。这将使项目经理的工作更容易，关键信息被遗漏的可能性也会更小。现在有很多项目管理工具，但我最近接触到的是“Basecamp”作为在线工具是有成本的，或者“Trello”这是一个免费的简单工具，活动可以商定，跟进等。
对于常规的组织团队，一定要寻找能够提供良好思想共享、文档存储和共享功能的工具。这些类型的工具现在可以从世界各地的供应商那里以非常合理的成本广泛获得，并且您可以轻松地控制信息的安全性和访问，以及根据需要允许特定客户访问。
6.定期进行人员交流，建立人际关系
随着时间的推移，经理与员工的关系得到加强是很重要的。像这样无人照看的关系会导致员工的任期缩短和更高的流动率，使组织在员工培训、入职培训时间和知识转移方面损失了宝贵的资金。对于经理和员工之间的虚拟关系，许多问题都可以通过定期的面对面会议来克服或避免——即使只是每6个月左右一次。当然，要充分利用任何可能出现在同一时间同一地点的情况，比如公司年度聚会、项目团队会议，以启动一个项目或一个主要阶段，等等。但是当这些在不久的将来不会发生的时候，就去做一些事情。去员工所在的地方开一次会，6个月后让员工来找你。在提高生产力、改善沟通和减少员工流动率方面节省的成本将远远超过任何相关的差旅成本。
绩效管理也很重要，但它不必是乏味和痛苦的过程或义务。与远程团队成员单独设计一些非结构化的、非正式的、持续的对话，讨论他们的绩效目标和个人发展计划，这是加强沟通的好方法，并表现出你对他们的积极兴趣。
7.将所有人聚集在一起的一体化峰会
最后，如果你们不能一直都在一个地方，那么至少要确保每个人都在同一时间出现在一个地方。每年两到三天的团队聚会给经理一个介绍新团队成员的机会，利用一些团队建设活动，允许所有团队成员面对面地审查政策和程序，并对将提高生产力和专注于整个团队的变化进行头脑风暴。如果团队位于一个地方，那么这种情况可能每季度发生一次。这个想法是将所有团队带到一个中心位置，分享新闻，回顾当前的流程和方法，并就将增强组织中整体项目管理流程的变化进行头脑风暴。我们大多数人都留下了创造所有权和责任感的行动项目，并为整个团队带来了更大的凝聚力。
总结
底线是，管理任何团队都是具有挑战性的。我们大多数人都习惯了管理一个或多个不与我们面对面工作的资源。为了保持整个团队作为一个有凝聚力的团队一起工作，生产单位不要陷入假设一切都很顺利的陷阱，只是因为你没有看到问题。
沟通——甚至过度沟通。进行定期的团队会议，即使在给定的会议中没有太多要讨论的内容。作为一个团队来回顾彼此的工作。这一切都是关于合作和继续提供高质量的工作，即使你不在同一个地点工作。
有关团队和与团队一起工作的评估工具的更多信息，点击这里
改编自Tenrox的Mounir Hilal开发的文章